Bericht : Nutzung privater E-Mail-Postfächer für dienstliche Zwecke : aus der RDV 4/2014, Seite 223 bis 224
Eine pauschale Weiterleitung dienstlicher E-Mails auf private E-Mail-Konten von Bediensteten ist nach Auffassung des LfDI Rheinland-Pfalz (Bericht 2012/2013, III, 1 Nr. 1.1) grundsätzlich nicht zulässig. Die Art privater E-Mailösungen und die dabei bestehenden Zugriffsmöglichkeiten sind höchst unterschiedlich und entziehen sich in aller Regel der Beurteilung und Einflussnahme des Dienstherrn sowie in Teilen auch der Inhaberinnen und Inhaber der privaten Postfächer. Aus Sicht des LfDI kann damit der nach § 9 Abs. 2 Nr. 4 LDSG geforderte Schutz vor unbefugter Kenntnisnahme nicht verlässlich sichergestellt werden (vgl. 20. Tb., Tz. 21.3.1).
Die Nutzung privater E-Mail-Konten von Beschäftigten mit dem Ziel, außerhalb der Dienstzeit oder auf Dienstreisen einen Zugriff auf dienstliche Unterlagen zu eröffnen, begegnet damit datenschutzrechtlichen Bedenken. Soweit entsprechende Anforderungen bestehen, sollte hierfür stattdessen ein gesicherter externer Zugriff auf die dienstlichen Postfächer eingerichtet werden (VPN-Zugang, Terminal-Server-Lösung etc.).
In begründeten Einzelfällen mag die Nutzung privater E-Mail-Postfächer fallweise erforderlich sein, etwa bei unvermuteter Abwesenheit und Dringlichkeit einer Rückantwort. Dies muss jedoch auf Ausnahmefälle beschränkt bleiben und darf nicht als allgemeine Form der dienstlichen Kommunikation zugelassen werden. Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, sind dabei angemessene Schutzvorkehrungen zur Wahrung der Vertraulichkeit zu treffen (z.B. Verschlüsselung der betroffenen Dokumente).
Die Weiterleitung von Nachrichten ohne Personenbezug ist aus datenschutzrechtlicher Sicht grundsätzlich unbedenklich, es bestehen jedoch Zweifel, ob bei einer routinemäßigen Nutzung in der Praxis eine entsprechende Abschätzung und Differenzierung vorgenommen wird und entsprechende Vorkehrungen getroffen werden.
Im Rahmen einer allgemeinen Regelung sollten damit folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Eine pauschale Weiterleitung dienstlicher E-Mails auf private E-Mail-Konten von Bediensteten ist grundsätzlich nicht zugelassen; eingehende Nachrichten sind bei Abwesenheit zunächst entsprechend der bestehenden Vertretungsregelungen weiterzuleiten.
- Die Weiterleitung dienstlicher E-Mails zu privaten E-Mail-Adressen ist nur im Ausnahmefall zulässig und nur, wenn dies aus sachlichen und zeitlichen Gründen zwingend geboten ist. Derartige Ausnahmen bedürfen der Genehmigung.
- Soweit personenbezogene Daten betroffen sind, sind geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu treffen (Verschlüsselung). Für Unterlagen, die im öffentlichen In teresse geheimhaltungsbedürftig sind (Verschlusssachen) gelten die An forderungen der Verschlusssachen anweisung.
- Die genutzten privaten E-Mailkonten dürfen nur im Zugriff von Beschäftigten der Verwaltung stehen; ein Zugriff weiterer Nutzerinnen und Nutzer (z.B. von Familienmitgliedern) muss ausgeschlossen sein.
- Die weitergeleiteten dienstlichen Nachrichten sind, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist, unverzüglich zu löschen.