Urteil : Keine Digitalisierung von Personalakten im Auftrag in Schleswig- Holstein : aus der RDV 6/2016, Seite 339 bis 340
(Oberverwaltungsgericht Schleswig-Holstein, Beschluss vom 27. Juli 2016 – 2 MB 11/16 –)
Es fehlt an einer Rechtsgrundlage für die Herausgabe von Personalakten an einen Auftragnehmer und privaten Unterauftragnehmer. Die §§ 85 bis 92 LBG regeln den Umgang mit Personalakten der Landesbeamten abschließend.
Sachverhalt:
Der Antragsteller wendet sich im Wege des einstweiligen Rechtsschutzes gegen die Herausgabe seiner Personalakten an ein privates Unternehmen zum Zwecke der Digitalisierung.
Der Antragsgegner teilte seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Schreiben vom 16. Februar 2016 mit, dass die Landesregierung beschlossen habe, die Personalverwaltung zu zentralisieren. Deshalb sei eine Digitalisierung der Personalakten zwingend erforderlich. Die Digitalisierung werde im Rahmen einer datenschutzrechtlich zulässigen Auftragsdatenverarbeitung durch einen externen Scan-Dienstleister erfolgen und sei ab Mai 2016 vorgesehen.
Mit Schreiben vom 8. März 2016 widersprach der Antragsteller der Aushändigung seiner Personalakten an das beauftragte private Unternehmen. Nach seiner Auffassung sei ein Verstoß gegen das Recht auf informationelle Selbstbestimmung zu befürchten, weil es für eine Weitergabe der Akten keine gesetzliche Grundlage gebe.
Der Antragsgegner verwies am 15. März 2016 auf ein Papier der Staatskanzlei – Zentrales IT-Management Schleswig-Holstein – vom 1. April 2015, wonach die Herausgabe von Personalakten an Dritte zwecks Digitalisierung mit geltendem Recht vereinbar sei.
Am 5. April 2016 erhob der Antragsteller Widerspruch und hat zugleich beim Schleswig-Holsteinischen Verwaltungsgericht einen Antrag auf Erlass einer einstweiligen Anordnung gestellt mit dem Ziel, die Herausgabe der Personalakten an einen externen Dritten zu verhindern.
Mit Beschluss vom 10. Mai 2016 hat das Schleswig-Holsteinische Verwaltungsgericht den Antrag mit der Begründung abgelehnt, der Antragsteller habe einen Anordnungsanspruch nicht glaubhaft gemacht. Das mit Blick auf den verfassungsrechtlich verbürgten Anspruch auf informationelle Selbstbestimmung sowie die Fürsorge- und Schutzpflicht des Dienstherrn in §§ 85 bis 92 Landesbeamtengesetz (LBG) grundsätzlich „abgeschottete“ Personalaktensystem stehe der hier vorgesehenen Digitalisierung nicht entgegen. Lückenfüllend griffen datenschutzrechtliche Bestimmungen ein. Die Datenweitergabe zwischen Auftraggeber (Land Schleswig-Holstein bzw. Dataport als Anstalt öffentlichen Rechts) und Unterauftragnehmer (…) werde gemäß § 17 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) nicht als Übermittlung, sondern nur als Nutzung der Daten angesehen. Dem Unterauftragnehmer seien umfangreiche datenschutzrechtliche Vorgaben auferlegt worden. Dass im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung keine „öffentliche“ Dienststelle tätig werde, sondern ein privates Unternehmen sei irrelevant, weil § 17 LDSG allein darauf abstelle, dass die datenschutzrechtlichen Vorgaben erfüllt würden, was hier der Fall sei.
Aus den Gründen:
Die Beschwerde ist zulässig und auch begründet. Nach § 123 Abs. 1 Satz 1 VwGO kann das Gericht, auch schon vor Klageer hebung, eine einstweilige Anordnung in Bezug auf den Streitgegenstand treffen, wenn die Gefahr besteht, dass durch eine Veränderung des bestehenden Zustands die Verwirklichung eines Rechts des Antragstellers vereitelt oder wesentlich erschwert werden könnte. Der zu sichernde Anspruch und auch der Grund der Anordnung sind gemäß § 123 Abs. 3 VwGO i.V.m. § 920 ZPO glaubhaft zu machen.
Ein Anordnungsgrund gemäß § 123 Abs. l VwGO für den Antrag auf Erlass einer einstweiligen Anordnung ist gegeben, weil der Antragsgegner die Personalakten des Antragstellers bereits zum Zwecke des Einscannens an Dataport herausgegeben hatte. Eine Erledigung des Rechtsstreits ist nicht eingetreten, weil der Antragsgegner die Akten nach Erhalt der Beschwerde vor Digitalisierung wieder zurückgefordert hat.
Der Antragsteller hat auch einen Anordnungsanspruch glaubhaft gemacht. Der Antragsteller hat einen Anspruch auf Unterlassung gegenüber dem Antragsgegner, weil es an einer Rechtsgrundlage für die Herausgabe der Personalakten des Antragstellers an Dataport (AöR) und an den privaten Unterauftragnehmer… fehlt. Die §§ 85 bis 92 LBG regeln den Umgang mit Personalakten der Landesbeamten abschließend. § 17 LDSG ist nicht ergänzend heranzuziehen.
Bereits beamtenstatusrechtlich sind Vertraulichkeit und Zweckbindung der Personalakte festgelegt. § 50 Satz 3 BeamtStG regelt diesbezüglich, dass die Personalakte vertraulich zu behandeln ist. § 50 Satz 4 BeamtStG besagt, dass Personalaktendaten nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden dürfen, es sei denn die Beamtin oder der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. Bei diesen Regelungen handelt es sich um eine spezialgesetzliche Ausprägung des in Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG verankerten Schutzes des allgemeinen Persönlichkeitsrechts im Hinblick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten in Personalakten, also einen bereichsspezifischen Datenschutz (vgl. Plog/Wiedow, Bundesbeamtengesetz-Kommentar, § 50 BeamtStG Rn. 8). Daraus folgt, dass Einschränkungen dieses Rechts nur auf einer verfassungsgemäßen gesetzlichen Grundlage, die dem staatlichen Gebot der Normenklarheit entsprechen muss, zulässig sind (vgl. BVerfG, Urt. v. 15. 12. 1983 – 1 BvR 209/83 u.a. –, Ls 2, BVerfGE 65, 1 ff., Juris).
Insoweit hat das Bundesverwaltungsgericht zu den Vorgängervorschriften in § 56 Abs. 1 Beamtenrechtsrahmengesetz in der Fassung vom 11. Juni 1992 (BGBI. 1 S. 1030) betont, dass es sich bei den beamtenrechtlichen Vorschriften um abschließende Sonderregelungen handelt, die ein umfassendes und abschließendes Regelsystem über den Umgang mit Personaldaten bilden, die sich im Besitz des Dienstherrn befinden (vgl. BVerwG, Urt. v. 27. 02. 2003 – 2 C 10.02 –, Juris Rn. 15).
Die gemäß § 1 Abs. 1 Nr. 1 LBG für die Beamten des Landes neben § 50 BeamtStG geltenden – diese Norm konkretisierenden – Vorschriften der §§ 85 ff. LBG enthalten abschließende Regelungen für die Personalakten der Landesbeamten und sehen die Weitergabe von Akten im Rahmen der Auftragsverwaltung nicht vor. § 85 Abs. 2 Satz 2 LBG bestimmt zwar, dass die Akte in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden kann und die Vertraulichkeit der Daten sowie die Rechte der Betroffenen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen sind. § 85 Abs. 4 LBG konkretisiert aber, dass Zugang zur Personalakte nur Beschäftigte haben dürfen, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. Weder Mitarbeiter von Dataport noch die eines privaten Unterauftragnehmers sind „mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten Beschäftigte“.
Auch aus den folgenden Vorschriften ergibt sich nicht die Befugnis zur Weitergabe der Personalakten zum Einscannen. § 88 LBG enthält lediglich Regelungen zur Einsichtnahme des Beamten, dessen Bevollmächtigten und Hinterbliebenen in seine Personalakte.
§ 92 LBG enthält Regelungen zur automatisierten Verarbeitung von Personalakten. Diese Vorschrift lautet: „Personalakten dürfen in automatisierten Verfahren nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet und genutzt werden. Ihre Übermittlung ist nur nach Maßgabe des § 89 zulässig. Ein automatisierter Datenabruf durch andere als die von Satz 2 erfassten Behörden ist unzulässig, soweit nicht durch besondere Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist.“ Anders aber als der Bundesgesetzgeber in § 111a Bundesbeamtengesetz (vgl. auch BT-Drucksache 18/3248 Seite 31) hat der Landesgesetzgeber weder in dieser Vorschrift noch an anderer Stelle eine – wie verfassungsrechtlich erforderlich: ausdrückliche – Rechtsgrundlage für eine Erhebung und Verwendung von Personaldatenakten im Auftrag geschaffen.
§ 89 LBG bestimmt, an welche Stellen die Personalakte auch ohne Einwilligung des Beamten vorzulegen ist. Das sind gemäß Abs. 1 der Vorschrift unter bestimmten Voraussetzungen die oberste Dienstbehörde, der Landesbeamtenausschuss; auch Ärzte und Psychologen, die im Auftrag der personalverwaltenden Dienststelle ein Gutachten erstellen, sowie der Ministerpräsident zu Zwecken der ressortübergreifenden Personalvermittlung innerhalb der Landesverwaltung. Abs. 2 der Norm erlaubt eine Nutzung der Personalakte durch eine andere Behörde oder beauftragte Stelle, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung der Besoldung, Versorgung usw. erforderlich sind. Ferner ist in Abs. 3 die Erteilung von Auskünften aus der Personalakte, in besonderen Fällen auch an Dritte, geregelt.
Da gemäß § 3 Abs. 3 LDSG besondere Rechtsvorschriften, soweit sie den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln, den Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes vorgehen, kann die Auftragsdatenverwaltung nicht auf § 92 Abs. 1 Satz 2 LBG i.V.m. § 17 LDSG gestützt werden. Die zum Schutz der Personaldaten der Landesbeamten geschaffenen Vorschriften des Landesbeamtengesetzes können nicht durch solche Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes ergänzt werden, die den beamtenrechtlichen Schutzstandard reduzieren. Dies wäre aber die Folge, folgte man der Auffassung des Antragsgegners. Er meint, § 17 LDSG, der nicht zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Stellen im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung unterscheide, sei „lückenfüllend“ heranzuziehen, weil § 17 Abs. 1 Satz 3 LDSG bestimme, dass die Weitergabe der Daten von der datenverarbeitenden Stelle an die Auftragnehmenden nicht als Übermittlung im Sinne von § 2 Abs. 2 Nr. 3 LDSG – und damit nicht als Datenverarbeitung – gilt. Denn trotz der im Rahmen der Auftragsdatenverwaltung verträglich getroffenen Vereinbarungen zum Schutz der Daten würde der Personenkreis, der Zugriff auf die Akten nehmen könnte, um die Beschäftigten des Auftragnehmers und des Unterauftragnehmers entgegen den Vorschriften des Landesbeamtengesetzes erweitert.