Bericht : BayLDA: Typische Fehler bei Auskunftsersuchen : aus der RDV 6/2020, Seite 345
Wie dem Tätigkeitsbericht für das Jahr 2019 der Bayerischen DatenschutzAufsichtsbehörde (BayLDA, 9. TB Zif. 5.1 zu entnehmen ist, gibt es einige typische Fehler bei Auskunftsersuchen, sowohl bei den Unternehmen als auch den Betroffenen.
No-Go 1: Ignorieren von Auskunftsbegehren bei Identitätszweifeln
Bestehen Zweifel an der Identität des Betroffenen, können gemäß Art. 12 Abs. 6 DS-GVO Informationen als Nachweis der Identität angefordert werden. Die pauschale Behauptung von Zweifeln an der Identität genügt nicht, um Auskunftsbegehren per se unbeantwortet zu lassen. Beispiel Telefax: Auch Anfragen per Telefax ohne Absenderkennung müssen vom Verantwortlichen bearbeitet werden. Von einer Identifikationssicherheit kann grundsätzlich auch im Falle eines Telefaxes mit Absenderkennung nicht zweifelsfrei ausgegangen werden, da die Möglichkeit der Fälschung besteht.
No-Go 2: Auskunft über ausschließlich Stammdaten als personenbezogene Daten
Die bloße Beauskunftung von Stammdaten der betroffenen Person genügt nicht, um den Anforderungen des Art. 15 DS-GVO gerecht zu werden. Zu den personenbezogenen Daten gehören neben den Stammdaten unter anderem auch die Folgenden:
- Daten, welche Rückschlüsse auf das Konsumverhalten des Betroffenen geben (Einkäufe, Bestellungen, etc.)
- Kontodaten
- Körperliche Merkmale
- Interne Vermerke und Bewertungen
- Gesprächs- und Telefonvermerke Bei einer großen Menge von personenbezogenen Daten kann der Verantwortliche eine Präzisierung der Anfrage anfordern.
No-Go 3: Einreichen der Beschwerde vor Verstreichen der Frist
Nicht zu vernachlässigen ist, dass nach Art. 12 Abs. 3 DS-GVO der Verantwortliche dazu verpflichtet ist, der betroffenen Person die sie betreffenden Informationen „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats“ zur Verfügung zu stellen. Ist aufgrund der Komplexität und Anzahl der Anträge eine Auskunft nicht innerhalb eines Monats möglich, kann eine Fristverlängerung von zwei Monaten unter Angabe der Gründe geltend gemacht werden. „Unverzüglich“ bedeutet nicht, dass eine Reaktion auf die Anfrage sofort zu erfolgen hat, sondern dass die Anfrage „ohne schuldhaftes Zögern“ zu bearbeiten ist. Die Aufsichtsbehörde kann nur tätig werden, wenn die Reaktion innerhalb der Monatsfrist ausbleibt oder die Auskunft unvollständig oder nicht rechtmäßig erfolgt ist.
No-Go 4: Zweck des Rechts auf Auskunft außer Acht lassen
Durch das Recht auf Auskunft haben betroffene Personen die Möglichkeit, die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu überprüfen. Auf Basis dieses Wissens können weitere Betroffenenrechte, wie beispielsweise das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DS-GVO, ausgeübt werden. Mit dem Recht auf Auskunft sollen ausschließlich Datenschutzziele verfolgt werden. Dieses Recht soll nicht zur Sammlung von Beweisen für andere bestehende Konflikte dienen.
No-Go 5: Geltendmachung des Rechts auf Auskunft gegenüber dem Anwalt der Gegenseite
Ein Auskunftsrecht aus Art. 15 DS-GVO gegenüber Rechtsanwälten, die nicht für den/die Auskunft-Begehrende(n) tätig wurden (sondern z.B. für die gegnerische Partei) besteht gemäß § 29 Abs. 1 Satz 2 BDSG i.V.m. § 43a Abs. 2 BRAO nicht, weil die erwünschten Informationen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterfallen. Das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht liefert somit keine Möglichkeit, um vom Anwalt der Gegenseite die Offenlegung von Informationen zu erzwingen (siehe auch das anschließende Kapitel 5.2 des Tätigkeitsberichts).
No-Go 6: Beschwerde ohne beweiskräftige Nachweise
Die Datenschutzaufsichtsbehörde weiß zunächst nicht, welche Daten der Verantwortliche konkret speichert und verarbeitet. Sind betroffene Personen der Auffassung, die Auskunft ist nicht richtig oder nicht vollständig, benötigen wir beweiskräftige Nachweise, welche die Aussage des Verantwortlichen widerlegen, um ihm gegenüber darauf Bezug nehmen zu können.
No-Go 7: Berufung auf unverhältnismäßigen Aufwand ohne Darlegung der Umstände
Bei Berufung auf einen unverhältnismäßigen Aufwand i.S.d. § 34 Abs. 1 Nr. 2 BDSG ist der Verantwortliche dazu verpflichtet, der betroffenen Person die konkreten Umstände darzulegen.